トリミングの電子カルテはグーグル連絡先を活用した話

あなたのトリミングサロンでは、紙カルテ使っていますか？

以前は私のトリミングサロンでも顧客情報や注文内容を紙カルテで書いていました。

開業当時はお客さんも少なく、それほど不便に感じることもありませんでした。

 

しかし、少しずつお客さんが増えてくると、紙カルテを電子化するメリットの方が上回ったので、当店では電子カルテにすることに。

今回は無料で使える「グーグル連絡先」をトリミングの電子カルテとして活用するメリット・デメリットを紹介しますね。

 

トリミングの紙カルテの出し入れの時間は月150分のムダな作業

紙カルテを出し入れする時間は1日5分ほど。

しかし、たかが1日5分の作業と思うかもしれませんが、30日なら150分、1年なら30時間も紙カルテの出し入れに使っている計算です…

プードルのカットなら12〜15頭もできてしまいます…

 

この出し入れの時間は何も生み出していないムダな時間だと思い、電子カルテを導入することにしました。

 

有料サービスもあるが…

トリミングの電子カルテの有料サービスは、月額5,000~10,000円ほどかかるものがほとんど。

しかも初期費用で数万円もかかるので決して安い金額で導入できるサービスは少ないです。

 

もちろん、有料なのでかゆいところに手が届くような機能も中にはあり、それらをフル活用するなら有料サービスを利用してもいいでしょう。

 

ただ、ほとんどのトリミングサロンでは顧客情報と注文内容などのシンプルなカルテで十分だと思うので、無料で使えるグーグル連絡先で十分なのではないかと思います。

 

グーグル連絡先を活用するメリット

無料で使えて細かな情報を登録できる

グーグルが提供している無料サービスです。

もともとは、アドレス帳として使うものですが、細かく情報を登録することができるので、カルテとして利用することができます。

 

＞＞グーグル連絡先はこちら

主に利用しているのは以下の項目

 

会社名欄には通っている動物病院を記載して、一番下のメモ欄に注文内容を記載します。

のちほど、詳しい記入の仕方を解説しますね。

 

犬の誕生日を登録しておくことで、グーグルカレンダーに自動で表示されるようになるので地味に便利です。

 

検索すれば情報がすぐ出てくる

電子カルテなので当然ですが、飼い主さんの名前や犬の名前を検索すれば、すぐに住所や注文内容を確認することができます。

 

連絡先情報を同期すればiPhoneやAndroidなどでも利用できる

当店では、来店された飼い主さんと注文内容の確認をする際はパソコンを見ながら、今回の注文をどうするか確認しています。

 

トリミング室では使っていないiPhoneを活用して、iPhoneでグーグル連絡先を見れるようにしているので、見たいときにいつでも見れます。

 

もちろん、iPadやAndroidなどでもグーグルにログインをすればす、どんな端末でも利用可能です。

 

パソコンが得意でなくてもスマホのみでも利用可能

パソコンが苦手な人でも、スマホのみで簡単に登録することができます。

もちろん、パソコンの方が作業効率はいいですが、スマホでも問題なく利用可能です。

 

送迎をやっているなら、簡単に住所検索ができる

グーグルマップアプリを取っていれば、スマホから簡単に住所を検索することができるので、住所を入力する手間が省けます。

 

ひかり電話を利用してるなら、ナンバーディスプレイがなくても誰からの電話か分かるようにできる

ひかり電話を利用しているならAGEphone (エイジフォン) というアプリを利用すれば、スマホなどで誰から電話が掛かってきたか分かるようにできます。

ナンバーディスプレイは月額費用が400円かかるので、わざわざナンバーディスプレイに登録しなくてもいいんです。

 

当店ではスマホで誰から掛かってきたのかを確認して、電話は子機で出るようにしています。

事前に飼い主さんがわかっていれば、話もスムーズなのでオススメです。

 

詳しい設定方法はAGEphone公式サイトを確認してくださいね。

 

グーグル連絡先のデメリット

万が一情報が消えてしまったら注文内容が分からなくなる

これが最大のデメリットだと思います。

今までグーグル連絡先をプライベートで何年も使っていますが、そのようなことは起きたことはありません。

しかし、可能性は0ではないので、必ずバックアップを取る必要があります。

バックアップはエクスポートから簡単に取ることができるので、不安な人はこまめにバックアップを取っておきましょう。

 

赤色などのカラーが使えない

紙カルテなら気をつけるポイントなどは赤色など、色を変えることで目立たせると思いますが、グーグル連絡先では文字色は黒色のみです。

そのため、文字を目立たせるようにするには【】★※などを活用して目立たせる必用があります。

 

例えば、

★腹バリなし★

ようにすれば目立たせることができます。

ただ、どうしても色を使いたい場合はグーグル連絡先の活用は難しいです。

 

スマホなどの端末が複数必用

紙カルテなら犬1頭につき必ず1枚カルテがあるので問題ありませんでしたが、グーグル連絡先を活用した電子カルテなら、トリマー1人につき1台のスマホが必用です。

 

住所などの個人情報を入れてる場合、トリマー個人のスマホに顧客情報を入れるのは好ましくありません。

そのため、店でスマホやタブレットなどを用意する必用がありあます。

 

ただし、最新のスマホでなくても利用可能なので、使っていないスマホやタブレットを活用すれば問題ありません。

また、iPod touch2万円ちょとですし、中古のスマホを購入すれば数千円ほどで済むので、工夫次第では低価格で電子カルテ化は可能です。

 

検索が意外と弱い

グーグルのサービスだったので検索精度は高いと思っていましたが、カタカナで登録されたものはカタカナでしか検索ができないということです。

 

そのため、フリガナを振っても検索で引っかからないということがあります。

ただ、iPhoneの純正アプリの「連絡先」アプリを活用すれば、カタカナで登録したものを平仮名での検索が可能。

 

iPhoneなら純正アプリを利用したほうがストレスは少ないのでオススメですよ。

 

登録が面倒

紙カルテを全てグーグル連絡先に登録し直す必要があるので、かなり膨大な時間がかかります。

暇な時間に登録をしても1ヶ月ほどかかりました。

 

そのため、電子カルテに移行するなら一気にやらないと、次々にお客さんが来店してしまい、登録したものにさらに登録し直さないといけないということになってしまいます。

 

1年間来店してない人がわかりにくい

当店では1年間来店していない飼い主さんの紙カルテは、避けて保管をしていたので、直近1年間でどのくらいのお客さんが来店しているのかを把握していました。

 

しかし、電子カルテにしたことで、直感的にわかりにくくなってしまうことに。

 

まとめ

デメリット以上にメリットを感じたなら、ぜひグーグル連絡先を活用した電子カルテにチャレンジしてみてください。

 

最初から全部登録してしまうのではなく、少し登録してみて、実際の使い心地を確かめてから、本格的に導入をするのをおすすめしています。

 

以下の記事では実際の使い方を解説しているので、よかったら参考にしてみて下さい。